1、学籍注册及学生证管理
1）注册：
留学生应按学校规定的注册日期返校办理注册手续。注册时交验学生证、护照，并缴纳学费、住宿费、教材费，逾期一周无故不办者，按自动退学处理。
2）学习证明：
在校生及已离校学生每学期免费提供1份学习证明。
3）学生证：
(1)留学生注册后，由哈尔滨理工大学国际文化教育学院发给“哈尔滨理工大学学生证”。
(2)学生证是留学生的身份证明，要随身携带，不能转借、涂改。
(3)学生证如果丢失，须到哈尔滨理工大学国际文化教育学院留学生部申请补办。
2、休学、转学和退学
1）休学：
(1)自费留学生因事、因病不能继续在校学习者，学生本人持书面申请或医生证明，到国际文化教育学院办理休学手续。经学院批准后，办理休学手续，并发给休学证明。
(2)休学期限最长为一年（因服兵役而休学的自费留学生，经本人提供相关证明，国际文化教育学院确认后，可休学三年。），且在校期间休学只限一次。
(3)留学生休学前获得的学分，自修学之日起保留一年（因服兵役而休学者休学前获得的学分保留三年）。
(4)自费生申请休学时，本学期学费不退，下学期学费可在复学时延用。
(5)中国政府奖学金生因病申请休学，需持医院证明和驻华使馆的同意函；不允许因事休学；期末不允许休学。休学申请经国家留学基金委批准后，留管干部为申请休学的学生办理缩短居留许可和离校手续，并发给休学证明。休学期间，奖学金停发。复学时，留学生应出示复学申请和康复证明。国际文化教育学院及时将学生复学事书面上报学校、留学基金委，经留学基金委批准后，方可继续享受奖学金。
2）转学：
对要求转学的学生，需提前一个月向国际文化教育学院提交转学申请。经同意，交回学生证，结清一切费用后方可转学。
3）退学：
(1)无正当事由超过学校规定期限未报到注册的。
(2)学习期间内缺课学时累计超过三分之一学时者
(3)学历生不能跟班学习，学习吃力，无法完成学习任务者。
(4)一年累积三门课程补考不及格者。
(5)留学生因故提出退学。
(6)有严重违纪行为的。
4）毕业、结业：
(1)本科生学制四年（国际经济与贸易学制五年），在校学习期限最长八年，学完教学计划规定的全部课程，修满总学分，通过毕业论文答辩，准予毕业，颁发毕业证书，并按照《中华人民共和国学位条例》授予相应的学位。
(2)本科生参加缓考、补考、重考后未通过课程学分累计达到25学分，或在该学年内所完成学分未超过规定学分的三分之一者应降至下一年级学习。每学年第二学期期末考试结束时未通过的课程学分累计达到或超过25学分者，不予补考，应留在原年级学习。
(3)修业期满而未取得规定学分、本人又不愿延长学习期限者，发给结业证书。
(4)汉语言进修生学习结束离校，发给结业证书。不参加考试者，不发给结业证书。
(5)凡中途退学、转学者，发给进修证明。
3、留学生毕（结）业离校
1）留学生离校（包括转学、退学、毕业、结业）应办理以下手续。
(1)结清各项费用。
(2)交还借书证等校内证件。
(3)转学、退学者还需交还学生证。
2）学生须在毕、结业之日起10日内离校。逾期不离校者，不享受留学生待遇。
3）不办理离校手续而离校的学生，学校将不负责提供其在校的学习证明、学习成绩单及毕（结）业证书文件。
