第一章 总则
第一条 为进一步加强我校科研经费使用与报销管理，确保科研经费使用合法、合规，提高经费的使用效益，根据国务院《关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》（国发〔2014〕11号）、教育部和财政部《关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见》（教财〔2012〕7号）和黑龙江省教育厅《关于进一步加强高等学校科研经费管理工作的意见》（黑教科〔2013〕128号）以及相关法规，制定本规定。
第二条 凡是以哈尔滨理工大学名义申请取得的各类科研经费，必须纳入学校财务统一管理，任何单位和个人无权截留、挪用。
第三条 科研经费使用与报销实行“统一领导、分级管理、责任到人”的管理体制。在学校统一领导下，财务、科研、资产、纪检监察审计等职能部门以及学院（所、中心等）和项目负责人在科研经费使用与报销中各负其责，密切配合，形成协同管理机制。
第四条 计划财务处负责科研经费的财务管理、会计核算，科技处和各学院负责科研项目实施的过程管理，国有资产管理处负责招标采购工作，纪检监察审计处负责科研经费的审计和监督检查工作。
第五条 项目负责人是项目经费使用的直接责任人，对经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担法律责任并接受上级和本级相关部门的监督检查。
纵向课题项目负责人要依法据实编制项目预算和决算，并按照项目批复预算、计划书和相关管理制度使用经费;横向课题项目负责人要按合同约定的进度完成项目并按相关管理制度使用经费。
第二章科研经费使用要求
第六条 纵向课题经费依据预算（任务书）批复所列科目及额度开支;横向课题经费依据项目合同约定或在确保完成合同任务的前提下根据业务实际需要开支。
第七条 规范科研项目经费使用行为。科研人员要依法依规使用项目经费，不得擅自调整外拨经费，不得利用虚假票据套取经费，不得通过编造虚假合同、虚构人员名单等方式虚报冒领劳务费和专家咨询费，不得通过虚构测试化验内容、提高测试化验支出标准等方式违规开支测试化验加工费，不得随意调账变动支出。
第八条 科研经费不得用于各种罚款、捐款、赞助、投资以及缴纳与科研无关的赔偿费、违约金、滞纳金等。
第三章 科研经费支出范围和报销要求
第九条 科研经费支出必须取得真实、合法的原始凭证。会计人员按照国家统一的会计制度规定对原始凭证进行审核，据实进行账务处理。会计人员对凭证的合规性、报销手续的完备性和财务信息的准确性进行审核，必要时可要求项目负责人提供详细的有效证明材料。
第十条 设备费是指项目研究过程中购置或试制专用仪器设备、对现有仪器设备进行升级改造、以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。
设备费报销要附供货单位盖章的明细清单和采购合同，还需完备的验收手续，报销时需保管人、验收人和项目负责人签字。
使用纵向课题科研经费购置设备，要严格执行黑龙江省政府集中采购目录和采购资金限额标准；使用横向课题科研经费购置设备，10万元以下的自行采购，10万元及以上要履行校内招标采购手续。
与设备费同时购置并与之配套的备品、备件应纳入设备费，单独购置的备品、备件应纳入材料费。
第十一条 材料费是指在项目研究过程中，消耗使用的各种原材料、辅助材料、低值易耗品等的采购及运输、装卸、整理等费用。
材料费报销要附供货单位盖章的明细清单，要明确材料采购数量、采购价格等。2万元及以上的材料采购还需要提供采购合同，15万元及以上的材料采购要履行校内招标采购手续。材料采购需完备验收手续，报销时需保管人、验收人和项目负责人签字。
在办理科研实验用汽、柴、机油的报销时，要填写《实验用油登记表》，注明使用实验用油的具体用途。
用纵向科研课题经费购买办公材料，要附课题任务书（任务书中需有购买办公材料预算）。
第十二条 测试化验加工费是指在项目研究过程中支付给外单位（包括校内独立经济核算单位)的检验、测试、化验及加工等费用。
测试化验加工费1万元及以上的报销需提供相关的合同或协议,包括收费项目明细、有标准的要提供收费标准。
第十三条 燃料动力费是指在项目研究过程中相关的大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等。
第十四条 差旅费是指在项目研究过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等发生的外埠差旅费、市内交通费用等。差旅费的开支标准要严格执行《哈尔滨理工大学差旅费管理办法》(校发〔2014〕49号）和《哈尔滨理工大学关于进一步明确差旅费有关问题的通知》(校发〔2015〕26号）。
报销校外人员差旅费，需填写《校外人员差旅费报销（科研经费）申请表》，由学院院长或主管科研副院长审批。
因科研业务需要驾车或者租车前往外地的，报销当次实际发生的汽油费、过路过桥费或车辆租赁费，自驾车报销时需填写《自驾车出差申请表》，由学院院长或主管科研副院长审批。
第十五条国际合作与交流费是指在项目研究过程中项目研究人员出国及赴港澳台、外国专家来华及港澳台专家来内地工作的费用。报销需严格执行《哈尔滨理工大学因公出国经费管理办法》(校发〔2014〕132号）和《哈尔滨理工大学因公临时出国（境）管理规定》(校发〔2015〕65号）。
用纵向课题科研经费出国的，需附预算（任务书）批复（预算或任务书中需有国际合作交流预算）。报销来华专家费用要提供专家护照复印件、机票、登机牌等。
第十六条 会议费是指在项目研究过程中为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目研究工作等活动而发生的会议费用。
报销会议费要严格执行《哈尔滨理工大学会议费管理办法》(校发〔2014〕52号）。
第十七条 出版/文献/信息传播/知识产权事务费是指在项目研究过程中，需要支付的出版费、资料费、专用软件购置费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。
书刊、资料、复印、印刷的费用报销要附明细，计算机软件在1万元以上的要附合同或协议。
第十八条 劳务费是指在项目研究过程中支付给项目组成员中没有工资性收入的在校研究生、博士后和临时聘用人员的劳务费用，以及临时聘用人员的社会保险补助费用。临时聘用人员发放劳务费需填写《临时聘用人员劳务费发放表》。
根据黑龙江省技术市场管理条例规定，已在省技术市场管理办公室备案的横向科研课题发放技术贸易奖酬金，奖励从事该项工作的有关人员，需按规定纳税。奖酬金总额不得高于《黑龙江省技术市场管理条例》规定审批的额度。
第十九条专家咨询费是指在项目研究过程中支付给临时聘请的专家的咨询费、鉴定费、译审费等。
办理专家咨询费时需填写《专家咨询费发放表》，需详细列明邀请专家简介和开展活动情况。
第二十条 外协费是指科研项目研究过程中由于技术、工艺等条件的限制，将部分研究工作委托给项目参加单位以外的其他单位所发生的费用。科研项目的外协费支出应当以预算（任务书）批复或合同为依据，需填写《科研外协经费审批单》，经学院、科技处及主管校领导审批后支付。
第二十一条 间接费是指承担课题任务的单位在组织实施课题过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用。主要包括承担课题任务的单位为课题研究提供的现有仪器设备及房屋，水、电、气、暖消耗等费用，有关管理费用的补助支出，以及绩效支出等。
第二十二条 其他支出是指项目研究过程中发生的除上述费用之外的其他支出。其他支出应与科研任务具有相关性，完成项目所需的实际支出，需严格按照预算（任务书）批复或合同的支出范围和标准执行。
第二十三条 纵向课题经费发生的会议费、差旅费、小额材料费和测试化验加工费等，应按规定实行“公务卡”结算。设备费、大宗材料费和测试化验加工费、劳务费、奖酬金、专家咨询费等，应通过银行转账方式结算。
第四章 附则
第二十四条 本规定自发布之日起实施。
第二十五条 本规定由计划财务处负责解释。
附件：1.实验用油登记表
2.校外人员差旅费报销（科研经费）申请表
3.自驾车出差申请表
4.临时聘用人员劳务费发放表
5.专家咨询费发放表
6.科研外协经费审批单
