第一章 总则
第一条 为规范学校合同管理，防范法律风险，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称合同，是指以哈尔滨理工大学名义与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。
第三条 学校合同管理实行“统一指导、归口管理、分工负责”的工作机制。
第四条 未经学校授权，任何单位、部门和个人不得以学校名义或学校所属非法人单位、部门名义对外订立合同。已授权的单位、部门和个人不得超越授权范围订立合同。
第五条 合同的签订和履行应遵守国家法律法规，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，维护学校的合法权益。
第六条 合同中涉及的国家秘密、商业秘密等，未经批准，任何人不得以任何形式泄露。
第二章 合同的管理
第七条 学校合同管理工作由综合管理部门、归口管理部门和合同承办单位（合同承办人）分工负责。
第八条 学校办公室是学校合同管理工作的综合管理部门，主要职责为：
（一）统筹协调学校合同管理工作，制定学校合同管理规章制度；
（二）审核合同承办单位（合同承办人）提交的合同并进行盖章、备案；
（三）向归口管理部门、合同承办单位（合同承办人）提供相关意见建议；
（四）协调归口管理部门、合同承办单位（合同承办人）处理合同纠纷；
（五）根据学校安排，承办或者参与关系学校重大利益的合同谈判、文本起草等订立工作；
（六）根据学校安排，参与处理数额较大或者对学校影响较大的合同纠纷；
（七）处理学校交办的其他相关工作。
第九条 归口管理部门是指学校授权相关职能部门，负责本部门业务范围内（如人事、科研、政府采购等）有关合同的归口管理工作。主要职责为：
（一）制定本部门合同管理细则和工作流程；
（二）对业务范围内的合同进行审核、盖章、备案、监督、检查；
（三）协调处理业务范围内的合同纠纷；
（四）起草、拟定有关合同范本；
（五）建立合同管理台账，对合同名称、合同承办单位及合同承办人、订立时间、合同相对方、合同金额、履行情况等进行记载和跟踪，并按年度将台账报送学校办公室备案；
（六）学校授权范围内的其他相关工作。
第十条 合同承办单位是指学校各二级单位，包括各学院、处、部、中心等，是负责合同订立与履行的具体责任单位。主要职责为：
（一）制定本单位合同管理细则和工作流程；
（二）负责所承办合同的可行性分析论证及合同相对方的资信调查等；
（三）负责合同洽谈与文本起草，提交归口管理部门审查；
（四）具体执行合同，跟踪掌握合同履行情况，及时向归口管理部门报告合同履行过程中发生的问题，并提出解决问题的意见和建议；
（五）处理合同纠纷；
（六）建立合同档案，按规定送交学校档案馆存档。合同档案是指合同从签订至终止的整个过程中形成的体现各方意志、具有法律效力的文件及与之相关的具有保存价值的其他文件材料；
（七）完成合同管理其他相关工作。
归口管理部门可作为合同承办单位直接承办有关合同。
第十一条 合同承办人，是指合同承办单位中具体承担合同协商、拟定、报审、履行等工作的人员，是合同管理工作的直接责任人。合同承办人必须为本单位、本部门在编在岗工作人员。对合同订立与履行期间出现的任何问题，合同承办人须及时向本单位负责人进行报告。
合同存续期间，合同承办人发生工作变动的，合同承办单位应及时确定新的合同承办人，并留存书面交接手续。
第三章 合同的订立
第十二条 合同的订立过程包括合同的起草、审核、签署（盖章）。
第十三条 学校合同按其重要性分为重大合同和一般合同。
重大合同主要包括：涉及“三重一大”事项的合同，对外合作办学中涉及重大项目或设立产学研合作机构的合同，对外从事投融资、大额资金借贷等经营性活动的合同，标的额较大或对学校利益有重大影响的合同等。
一般合同是指除重大合同以外的合同。
第十四条 签订合同前，合同承办单位（合同承办人）应对合同相对方的主体资格、经营范围、资信情况、履约能力、社会信誉、委托代理权限等情况进行详细审查。
第十五条 合同承办单位（合同承办人）应争取起草合同文本的权利，确保最大限度保障学校权益。采用标准合同文本或示范合同文本的，按照有关规定执行。
合同一般包括以下条款：
（一）双方的名称或者姓名、住所，法定代表人姓名、职务;
（二）标的(包括种类、数量、质量等要求);
（三）价款或者报酬（包括计算方法、支付进度、计算方式等）;
（四）履行期限、进度要求、地点和方式;
（五）验收标准及方法、期限，质保期;
（六）违约责任（包括违约金或赔偿金的计算方法等），争议解决方法;
（七）其他根据合同实际情况应当具备的条款，包括名词和术语的解释、风险的承担、知识产权归属、收益的分成、保修、保密、合同的生效和解除条件等;
（八）双方委托代理人（或者签约人/经办人/联系人）姓名、职务，联系方式，合同签订的时间、地点。
第十六条 合同承办单位（合同承办人）应对合同的标的、数量、履行期限、质量要求等内容进行严格审查，并落实合同的经费来源。
使用格式合同的，填写合同不得留空，无关条款应删除，或填写“无”或以“／”标示。严禁在空白合同上签字或盖章。
第十七条 合同中应当约定仲裁条款或诉讼管辖条款，但二者不能同时约定，否则仲裁条款约定无效。合同约定仲裁条款的，应尽可能约定哈尔滨仲裁委员会仲裁。合同约定诉讼管辖的，应尽可能约定学校所在地法院管辖。
涉外合同，应尽可能约定适用我国法律条款。
第十八条 学校根据业务范围和工作职责，授权包括但不限于学校办公室、工会、人事处、国有资产管理处、科技处等部门负责有关合同的归口管理、审核与盖章工作，主要是：
（一）工会负责职工慰问品采购（货物类）合同的审核与管理，盖“哈尔滨理工大学工会委员会”印章；
（二）人事处负责学校外聘用工人员合同的审核与管理，盖“哈尔滨理工大学人事处劳动合同专用章”；
（三）国有资产管理处负责政府采购项目和招标采购项目合同的审核与管理，盖“哈尔滨理工大学国有资产管理处合同专用章”；
（四）科技处负责审核管理科研项目合同及技术开发、技术转让、咨询和服务、出版等合同，包括纵向与横向科研合作及科研成果转化、国际科研合作等合同，盖“哈尔滨理工大学科技合同专用章”；
（五）学校办公室负责上述归口管理部门职责范围以外其他合同的审核与管理，盖“哈尔滨理工大学合同专用章”或学校行政印章。合同承办单位（合同承办人）根据需要，经归口管理部门和学校办公室审核通过后，可申请盖校印或学校合同印章。
对于本条款（一）至（四）中未明确归口管理部门负责的合同，合同承办单位（合同承办人）在提交学校办公室审核前，需报负责合同经费管理的业务主管部门审核；无业务主管部门、从其余经费中支出的，直接报学校办公室审核。
第十九条 合同承办单位（合同承办人）应根据归口管理部门的审核意见修改完善合同文本。若与归口管理部门的审核意见不一致，不同意修改合同文本的，应书面说明理由，根据合同性质报分管校领导决定是否签署。
第二十条 一般合同经归口管理部门审核通过后，即可签订。重大合同经归口管理部门审核通过后，由合同承办单位分管校领导提交校长办公会或党委常委会进行审议，审议通过后方可签订。
第二十一条 重大合同应由学校法定代表人签署，或由其授权分管校领导签署。一般合同由各单位、各部门行政主要负责人代表学校签署，在委托代理人处签字；或者由合同承办人在签约人（或者经办人/联系人）处签字。
第二十二条 禁止合同承办单位和合同承办人倒签合同。倒签合同是指在合同生效之前已经开始实际履行，在履行过程中或履行完毕之后补签的合同。
第二十三条 合同承办单位（合同承办人）凭合同审批表办理合同用印，审批表由归口管理部门留存。合同有多页的，须加盖骑缝章。
需要加盖校领导名章的，按学校相关规定办理用印申请。
第四章 合同的履行与变更
第二十四条 合同承办单位（合同承办人）应全程监控合同履行过程，督促合同相对方及时、正确、全面履行合同，对合同履行相关重要事实进行书面记录，并保存相关文件材料。
第二十五条 合同承办人在发现合同履行异常后应及时通知合同承办单位负责人。出现下列情形的，属于合同履行异常：
（一）合同相对方要求变更合同主体或合同条款的；
（二）合同相对方或我方无法履行合同，或要求解除合同的；
（三）合同相对方或我方已经或将要发生违约行为的；
（四）合同相对方对我方的合同履行提出异议或要求我方承担责任的；
（五）发生不可抗力影响合同履行的；
（六）合同履行发生其他争议的。
合同承办单位（合同承办人）应与归口管理部门及时沟通协商，向合同相对方发出要求履行或者采取补救措施的书面凭证。未经归口管理部门同意，不得擅自向合同相对方签收或做出实质性答复或承诺。
第二十六条 归口管理部门应组织合同承办单位（合同承办人）和相关部门对合同履行异常进行研究，并采取相关措施，降低风险，减少由此带来的损失。
第二十七条 经双方协商一致变更或解除合同的，相关通知或答复应当在法定或约定的期限内做出，并及时订立书面协议，约定具体事宜的处理。
第二十八条 因合同履行出现的法律纠纷，在学校收到诉讼或仲裁法律文书后，合同承办单位和归口管理部门应及时向分管校领导汇报，必要时，由分管校领导提交校长办公会或党委常委会进行研究和处理。
第五章 合同的归档与责任追究
第二十九条 合同承办单位应做好合同登记，收集、整理并妥善保管好合同档案，合同履行完毕及时送交学校档案馆存档。
第三十条 有下列情形之一，造成严重后果的，由合同承办人及合同承办单位负责人承担相应的赔偿责任，并依法依规追究其他责任：
（一）违反程序和规定擅自对外签订合同的；
（二）超越学校授权权限签订合同的；
（三）应签订书面合同但未签订的；
（四）未按合同约定履约，在处理合同纠纷过程中消极不配合，玩忽职守、疏忽大意，给学校造成损失的；
（五）丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；
（六）合同履行完毕后，未按规定存档的；
（七）其他违反法律法规和学校纪律的行为，在合同签订和履行中给学校造成损失的。
第六章 附则
第三十一条 经学校批准设立的二级法人单位，应建立适合本单位实际的合同管理制度，加强合同管理与归档，并按年度向学校办公室报送本单位合同管理台账。
第三十二条 荣成学院根据学校授权，依据本办法制定合同管理细则和工作流程，加强合同管理与归档，并按年度向学校办公室报送学院合同管理台账。
第三十三条 本办法由学校办公室负责解释。
第三十四条 本办法自发布之日起施行。原相关文件中与本办法不一致的，按照本办法执行。
哈尔滨理工大学学校办公室 2020年7月22日印发
