第一章 总 则
第一条 为进一步贯彻落实中央八项规定精神，改进文风，加强学校发文管理，增强发文的严肃性和权威性，规范发文程序和格式，提高发文质量和效率，制定本办法。
第二条 本办法适用于以学校名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、印制、用印、分发、存档等程序。
第三条 以精简务实、节约高效为原则，对于可发可不发的文件一律不发；对于一般性工作部署类发文，一律采用所在业务单位发文或校园网信息发布、电话通知等形式进行。制发非涉密文件原则上要在校园网协同办公系统（以下简称OA系统）上完成整体管理过程；制发涉密文件严格按照保密工作相关规定以纸质版形式完成管理过程。除报送、存档等工作需要外，非涉密文件应以电子版形式下发和流转，不印发纸质版文件。
第四条 学校办公室是学校党政发文的管理部门，对学校各单位公文处理工作进行业务指导和培训。学校各单位不得以学校名义自行对外正式行文。
第二章 草 拟
第五条 草拟是指按照主办单位意图起草发文初稿的过程。
第六条 草拟发文的内容和格式参照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）执行。
第七条 草拟发文的一般程序是：
（一）明确任务。主办单位相关负责人向拟稿人清楚说明行文意图、行文依据、主要事由和有关要求。
（二）形成初稿。拟稿人根据要求拟制发文标题、正文、附件以及需要说明的相关材料，明确表述发文的目的、意义，对文中的时间、地点、人名、数字、专业术语等信息的准确性负责。
（三）初审校对。主办单位相关负责人或指定本部门其他有较强文字处理能力的人员对草拟发文的标题、正文以及附件内容和文字进行初审校对，应做到情况属实、表述准确，言简意赅、条理清晰，标点正确、无错别字。主办单位相关负责人对发文的合法性、准确性负责。
（四）负责人核稿。主办单位主要负责人在初审校对的前提下，对发文的标题、正文及附件内容和文字认真进行核稿，严把政治关、政策关、保密关、文字关，对发文的合法性、准确性负主要领导责任。
（五）发起流程。主办单位将草拟发文报请分管校领导审阅同意后，由拟稿人在OA系统中依据业务范围填写哈尔滨理工大学发文单（或中共哈尔滨理工大学发文单、哈尔滨理工大学发函单），要求填写信息完整准确，主办单位负责人核稿签字后按程序进行流转。
第八条 主办单位起草的发文，涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应主动与其他有关单位协商、会签，会签单位应积极配合，及时会签，力求达成一致。如对较重要事项经反复协商仍不能达成一致意见，主办单位应提出书面会签意见，报请分管校领导乃至主要校领导审定，达成一致后再行发文。
第三章 审 核
第九条 发文在送学校领导签发前，须经学校办公室审核，并由学校办公室相关负责人签署意见。审核人员可以对文稿提出修改意见后退主办单位，由主办单位修改后重新提交。
学校办公室承担发文审核职责，审核的重点是：
（一）是否确需行文；
（二）行文方式是否妥当；
（三）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；
（四）是否符合公文格式的规定。
对于无实质内容或一般性工作部署类发文，审核人提出拟办意见，经学校办公室负责人同意后，可退至主办单位以其它形式处理。
第四章 签 发
第十条 学校办公室审核通过后，提交校领导签发。面向上级机关或管理单位的发文（上行文）和涉及重大问题或全局性工作的重要发文由学校主要负责人核准签发；面向校内业务性的发文（下行文）以及不相隶属单位之间的发文（函），由分管该项工作的校领导核准签发。
第五章 复核和印制
第十一条 学校办公室应当在发文正式印制和发出前进行复核。复核的重点是：各级审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。不符合要求的发文，不予印制和发出。
第十二条 复核时应当对所发公文的份数、印发日期、标题、密级等进行登记，并统一编写文号。
第十三条 对复核合格的发文，由学校办公室按照规定的标准格式统一印制。印制时应注意以下几点：
（一）印制文件以签发原稿为依据，不得改动；
（二）印制的版面、格式符合规定；
（三）字迹清晰，页面整洁美观；
（四）杜绝漏页、重页；
（五）杜绝一文多号、一号多文。
第六章 用 印
第十四条 印制成正式文本的发文，由学校办公室加盖印章。对需要使用校级印章的附件，由主办单位按照用印管理规定填写用印审批单后用印。
第七章 分发和公布
第十五条 主办单位需要印制成正式文件的纸质发文，由主办单位到学校办公室领取。
第十六条 面向校内的下发类发文（下行文）是否在OA系统上公开公布，按照主办单位负责人在发文单上签署的意见（公开或不予公开）执行。面向上级机关或管理单位的发文（上行文），若上级机关或管理单位有公开的要求，则按要求予以公布。
第八章 无文号公文的管理
第十七条 向上级单位提交无需文号的请示、报告类公文，或向不相隶属单位送交无需文号的便函，由主办单位按要求草拟公文内容，使用学校统一印制的文头纸打印，按照用印管理规定填写用印审批单后用印、报送。
第九章 存 档
第十八条 发文正式文件的纸质版和电子版由学校办公室存档，相关附件和说明材料一同存档。
第十九条 无文号公文由学校办公室留存纸质版复印件，同用印审批单一同存档。
第二十条 所有存档的发文材料按年交学校档案馆统一管理。
第二十一条 本办法自发布之日起执行，其他未尽事宜由学校办公室负责解释。哈尔滨理工大学《关于进一步规范和统一学校党政发文办理程序的通知》（校办字〔2009〕17号）同时废止。
哈尔滨理工大学学校办公室 2020年7月22日印发
